Professioneel inkopen

Deel 1 Inkoop als bedrijfsfunctie 15
1 Professionele inkoop 17
1.1 De inkoopfunctie 18
1.1.1 Het toenemend belang van inkoop 18
1.1.2 Begripsbepaling 20
1.1.3 Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten 21
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie 21
1.1.5 Visies op de inkoopfunctie 23
1.2 Hoe wordt ingekocht? 24
1.2.1 De fasen van het inkoopproces 24
1.2.2 Het verloop van inkoopprocessen 30
1.2.3 Koopsituaties 31
1.3 Wat wordt gekocht? 33
1.3.1 Indeling van producten 34
1.3.2 Primaire inkoop 39
1.3.3 Facilitaire inkoop 41
1.4 Wie koopt in? 43
1.4.1 De decision making unit (DMU) 44
1.4.2 Rollen en functies binnen DMU’s 45
1.4.3 De problem solving unit (PSU) 46
1.4.4 Inkoopafdeling en inkoopfunctie 47
1.4.5 Organisatie van de inkoop 47
1.5 Inkoop als beroep 49
1.5.1 Inkoop als professioneel vak: status quo 49
1.5.2 Beroepscode voor de inkoper (Nevi) 51
1.5.3 Van beroepscode naar inkoopcode 54
1.5.4 Competenties en inkooprollen 55
1.6 Inkopen door de overheid 57
1.6.1 Aandacht en professionalisering 57
1.6.2 Bijzondere kenmerken 59
1.6.3 Organisatie van inkoop bij overheidsorganisaties 61
1.6.4 Gezamenlijke inkoop 62
1.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) 63
1.7.1 MVI: de stand van zaken 64
1.7.2 Barrières voor implementatie 67
1.7.3 Aan de slag met MVI 68

2 Inkoop en informatietechnologie 73
2.1 Vormen van elektronisch inkopen 74
2.2 E-ordering 76
2.2.1 Traditioneel en elektronisch inkopen 76
2.2.2 De componenten van een elektronisch inkoopsysteem 77
2.2.3 De catalogus 79
2.2.4 Voor- en nadelen 81
2.3 E-auctions 83
2.3.1 Soorten veilingen 84
2.3.2 Voor- en nadelen 85
2.4 E-marketplaces 87
2.4.1 Soorten marktplaatsen 88
2.4.2 De toegevoegde waarde van marktplaatsen 90
2.5 Digitaliseren en automatiseren van inkoop 91
2.6 Blockchaintechnologie 93
2.7 Artificial intelligence (AI) 96
Samenvatting 98

3 Relaties met andere functionele gebieden 101
3.1 De inkoopfunctie: van standalonefunctie naar teamplayer 102
3.1.1 Naar een proactieve en strategische Inkoop 102
3.1.2 Het interne-klantperspectief 103
3.1.3 Ontwikkelingen in de functionele organisatiestructuur 104
3.1.4 Cross-functional teams 106
3.2 De relatie tussen Inkoop en Logistiek 108
3.2.1 Ontwikkeling van de interactie 108
3.2.2 Goederenstroombesturing 109
3.2.3 Manufacturing resource planning (MRP-II) 111
3.2.4 Just-in-time-management (JIT) 114
3.2.5 Ketenintegratie 117
3.3 De relatie tussen Inkoop en Kwaliteitsmanagement 118
3.3.1 Ontwikkeling van de interactie 118
3.3.2 Het interne-klantperspectief 120
3.3.3 Kwaliteit: aandachtspunten voor Inkoop 121
3.4 De relatie tussen Inkoop en Productontwikkeling 122
3.4.1 Ontwikkeling van de interactie: QFD 122
3.4.2 Betere productinnovatie met Inkoop 123
3.4.3 Relativering 126
3.5 De relatie tussen Inkoop en Marketing 127
3.5.1 Natuurlijke tegenstelling? 127
3.5.2 Ontwikkeling van de interactie 129
Samenvatting 130

4 Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering 133
4.1 Inkoop: plan en beleid 134
4.2 Een inkoopplan maken 135
4.2.1 Analyse van de huidige situatie 136
4.2.2 Het gewenste inkoopbeleid 146
4.2.3 Doelstellingen 149
4.2.4 Het inkoopplan opstellen en implementeren 151
4.2.5 De inkoopprestaties meten 152
4.3 Voordelen, valkuilen en aandachtspunten 155
4.3.1 Voordelen 156
4.3.2 Valkuilen en aandachtspunten 156
4.4 Professionalisering van de inkoopfunctie 157
4.4.1 Purchasing Excellence 158
4.4.2 Het MSU-model 158
4.4.3 Purchasing Sophistication en World Class Purchasing 161
4.4.4 Het managen van strategische verandering in inkoop 164
Samenvatting 167

Deel 2 Relatiemanagement 171
5 Inkoop en strategie 173
5.1 De ondernemingsstrategie: dynamiek en complexiteit 174
5.1.1 Strategisch management 174
5.1.2 Businessunits 176
5.1.3 Functionele gebieden 177
5.2 Interactie tussen inkoop- en ondernemingsstrategie 179
5.2.1 Concurrentiestrategie: de uitgangspunten 180
5.2.2 De concurrentiedriehoek 184
5.2.3 Strategic sourcing 186
5.2.4 Het belang van de inkoopfunctie 189
5.2.5 De link tussen ondernemingsstrategie en inkoopstrategie 192
5.3 Inkoopstrategie 195
5.3.1 Inkoopdoelstellingen 195
5.3.2 Inkoopstrategie: drie strategische acties 196
Samenvatting 196

6 Make-or-buy? 199
6.1 Aanleidingen voor make-or-buy-studies 200
6.2 Toepassingsgebieden 202
6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy 203
6.4 Make-or-buy-beslissingen 206
6.4.1 Strategische overwegingen 206
6.4.2 Toeleveren en uitbesteden 209
6.4.3 Operationele overwegingen 210
6.4.4 Beslissingsmodellen voor het capaciteitsprobleem 212
6.4.5 De break-evenanalyse 215
6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy-beslissingen 215
6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyses 217
6.7 Inkoop uitbesteden? 218
Samenvatting 219

7 Leveranciersmanagement 223
7.1 De portfoliobenadering van Kraljic 224
7.1.1 Indeling in categorieën 224
7.1.2 Strategische aanbevelingen 226
7.1.3 Praktische problemen 227
7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering 228
7.2.1 Voorbereiding 228
7.2.2 Ontwerpen en invullen van de matrix 229
7.2.3 Interpreteren van de resultaten 232
7.2.4 Bepalen van de strategische acties 233
7.2.5 Evaluatie en vervolgacties 238
7.3 Category management: portfolio in handelsorganisaties 240
7.3.1 Van traditionele inkoop naar category management 240
7.3.2 Relevante ontwikkelingen 240
7.3.3 De category manager 242
7.4 Sourcingstrategieën 243
7.4.1 Single sourcing versus multiple sourcing 244
7.4.2 Network sourcing en parallel sourcing 246
7.4.3 Local sourcing versus global sourcing 248
7.5 Leveranciersbeoordeling 251
7.5.1 De leveranciersprestatie meten 252
7.5.2 Vendor rating 253
7.5.3 Benchmarking 257
7.5.4 Systeemaudit en procesaudit 260
7.5.5 Traceerbaarheid: tracking en tracing 262
7.6 Leveranciersreductie 264
7.7 Leveranciersontwikkeling 265
Samenvatting 266

8 Samenwerking en partnerships 269
8.1 Redenen voor samenwerking 270
8.1.1 Drie redenen voor samenwerking 270
8.1.2 Kosten, product en flexibiliteit 272
8.1.3 Dynamiek in de concurrentiedriehoek 275
8.2 Het belang van de context 275
8.2.1 Algemene contextfactoren 276
8.2.2 Situatiespecifieke contextfactoren 278
8.3 Macht en afhankelijkheid 279
8.3.1 Samenwerking: een genuanceerde blik 279
8.3.2 Symmetrische versus asymmetrische relaties 281
8.3.3 Dynamiek in relaties 283
8.4 Samenwerkingsvormen 284
8.4.1 Arm’s length relationships 284
8.4.2 Drie typen partnerships 285
8.4.3 Joint ventures 289
8.4.4 Verticale integratie 290
8.5 Een breder perspectief 290
8.6 Supply chain management 291
8.6.1 De externe supply chain 292
8.6.2 SCM: een definitie 293
8.6.3 Machtsbalans 295
8.6.4 Het ontwerpen van robuuste supply chains 298
8.7 Samenwerking in netwerken 300
Samenvatting 300

Deel 3 Transactiemanagement 303
9 Specificeren 305
9.1 Specificeren en het inkoopproces 306
9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden 307
9.3 Het programma van eisen 309
9.3.1 Zeven groepen van eisen 309
9.3.2 Eisen en wensen 312
9.3.3 Specificatie van de leverancier 314
9.3.4 ISO 9000 315
9.4 Waaraan moet een specificatie voldoen? 317
9.4.1 Efficiënte probleemoplossing of behoeftevoorziening 317
9.4.2 Volledig en eenduidig 319
9.4.3 Haalbaar en reëel 320
9.4.4 Voldoende commerciële ruimte 321
9.4.5 Offertebeoordeling mogelijk maken 322
9.5 De praktijk: problemen, missers en tips 323
9.5.1 De gebrekkige specificatie 323
9.5.2 De veranderende specificatie 324
9.5.3 De overspecificatie 325
9.6 Prestatiegericht inkopen 326
9.6.1 De klassieke manier van aanbesteding 326
9.6.2 Performance-based contracting 327
9.6.3 Best Value Procurement 330
Samenvatting 333
Bijlage Checklist met de bouwstenen van een specificatie 335

10 Offreren en selecteren 339
10.1 Interne procedures 340
10.2 Wanneer vragen we een offerte aan? 340
10.3 Prekwalificatie 342
10.3.1 Marktonderzoek 342
10.3.2 Kwalificatiecriteria 343
10.3.3 Leveranciersrelaties 344
10.4 Leverancierslijsten 344
10.4.1 Soorten leverancierslijsten 345
10.4.2 De bidders list 345
10.4.3 Openbare en onderhandse aanbesteding 346
10.5 Het aanvragen van offertes 349
10.5.1 Een offerte 349
10.5.2 Hoe vragen we offertes aan? 350
10.6 De selectie 351
10.6.1 De offertebeoordeling 352
10.6.2 De offerte-evaluatie 353
10.6.3 Beoordeling van offertes voor diensten 355
10.6.4 De selectie van de leverancier 356
10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten 357
10.7.1 Het gelijkheidsbeginsel en proportionaliteit 357
10.7.2 Aanbestedingsprocedures 358
10.7.3 De concurrentiegerichte dialoog 359
10.8 Europees aanbesteden 362
10.8.1 Doelstellingen van de aanbestedingsrichtlijnen 362
10.8.2 Basisbeginselen 363
10.8.3 Wie moet Europees aanbesteden? 364
10.8.4 Drempelbedragen en uitzonderingen 365
10.8.5 Gunnings- en selectiecriteria 367
10.8.6 Problemen en sancties 368
Samenvatting 369
Bijlage Checklist voor de prekwalificatie 371

11 Onderhandelen 373
11.1 Verkenning en begripsbepaling 374
11.1.1 Herkennen van onderhandelingssituaties 374
11.1.2 De balans tussen vechten en toegeven 375
11.1.3 Integratieve en distributieve onderhandelingen 375
11.1.4 Niet alleen onderhandelen over de prijs 376
11.2 Onderhandelen: strategie en tactiek 377
11.2.1 Over strategie en tactiek 378
11.2.2 Onderhandelen en de inkoopstrategie 379
11.2.3 Tactieken in inkooponderhandelingen 380
11.3 Voorbereiden op onderhandelen 383
11.3.1 Feiten verzamelen 383
11.3.2 Machtsposities vaststellen 383
11.3.3 Een onderhandelingsteam samenstellen 386
11.3.4 Nadenken over BATNA’s 387
11.3.5 Belangen en doelstellingen bepalen 388
11.3.6 Draaiboeken en scenario’s 390
11.4 Het onderhandelingsproces 391
11.4.1 Opening en procedures 391
11.4.2 Exploreren 391
11.4.3 Het openingsbod 392
11.4.4 Loven en bieden (concessies) 392
11.4.5 De afsluiting 393
11.5 Onderhandelen in andere culturen 394
11.5.1 De culturele context 394
11.5.2 Interculturele communicatie 395
11.5.3 Ideeën over contracten 396
11.6 Gedragsregels en ethiek 396

12 Contracteren en contractmanagement 401
12.1 De (koop)overeenkomst en het verbintenissenrecht 402
12.2 Het tot stand komen van een (koop)overeenkomst 403
12.2.1 Vijf juridische eisen 403
12.2.2 Aanbod en aanvaarding 404
12.2.3 Vier wilsgebreken 406
12.2.4 Aanvullend recht 408
12.2.5 De precontractuele fase 410
12.3 Contractvoorwaarden en -vormen 412
12.3.1 De rol van een contract 413
12.3.2 Prijscondities 414
12.3.3 Andere commerciële voorwaarden 417
12.3.4 Raamovereenkomsten en mantelcontracten 419
12.4 Algemene voorwaarden 420
12.4.1 Inkoop- en verkoopvoorwaarden 421
12.4.2 Wiens voorwaarden gelden? 421
12.4.3 Het vermijden van ‘the battle of forms’ 423
12.4.4 Het opstellen van algemene voorwaarden 424
12.5 Kopen in het buitenland 424
12.5.1 De rechtskeuze 424
12.5.2 Internationale regelingen 425
12.5.3 Incoterms 2010 426
12.6 Contractmanagement 428
12.6.1 Toenemend belang van contractmanagement 428
12.6.2 Contractbeheer 430
12.6.3 Prestatiemanagement van contracten 431

Samenvatting 432
Literatuuroverzicht 434
Illustratieverantwoording 447
Register 448
Over de auteurs 453