Centraal in Projectmanagement voor hoger onderwijs staat de 7-stappenaanpak voor projecten, visueel weergegeven in een 7-stappenkaart die steeds opnieuw voor je project gebruikt kan worden. De stappen zijn:
1. Wat is het hogere projectdoel? Geeft houvast bij ‘de goede dingen doen’.
2. Wat zijn de gedeelde waarden? Toetstenen voor ‘de dingen goed doen’.
3. Welke keuzes leiden tot inperkingen? Een opsomming van alle gemaakte keuzes.
4. Hoe ziet de context eruit? Interne en externe factoren die van invloed zijn op je project.
5. Wat vraagt aandacht? Bijzonderheden, trends of patronen die je ziet.
6. Wat is de planningshorizon? Kijk in de richting van het hogere doel, hoe ver kan je met een zekere mate van zekerheid en stabiliteit vooruitkijken.
7. Wat is het plan van aanpak? Maken en uitvoeren van het plan.
In de praktijk spelen er vaak verschillende planningshorizonnen in je project zodat er desgewenst verschillende 7-stappenkaarten gemaakt kunnen worden maar ze dienen allemaal hetzelfde hogere doel en kennen dezelfde waarden.
10 hoofdstukken
Het boek is onderverdeeld in 10 hoofdstukken waarbij het eerste hoofdstuk de 7-stappenaanpak toelicht. Vervolgens komen de context (karakteristieken en omgeving van een project, projectsucces en projectvolwassenheid), de mensen, het verloop, interventies, plan van aanpak, leren, leiderschap, communicatie en overdragen, afsluiten en ontvlechten aan bod.
Complexiteitsdenken
Vernieuwend is dat het boek is geschreven vanuit het perspectief van complexiteitsdenken. Hoe ga je om met situaties als er plotseling iets gebeurt waardoor het plan niet meer relevant is? Wat gebeurt er als het chaos wordt? Heb je vlinder(s) onderkend (butterfly-effect)? Een project kenmerkt zich dan door afwisseling van relatief stabiele perioden en perioden van chaos.
Scoping, creating en completing
De auteurs focussen zich daarom op het hoe in plaats van het wat. Er wordt geen gedetailleerde fasering gegeven, men volstaat met focusperioden scoping, creating en completing in een project en geven een aantal voorbeelden van activiteiten in de focusperioden. Gepositioneerd binnen de drie focusperioden worden elf interventies (project’s eleven) beschreven die een aantal psychologische of sociale mechanismen in gang zetten om daarmee een bepaald effect te genereren. Deze elf interventies staan niet op zich, maar vormen een uitgebalanceerd samenspel om projecten te laten groeien in volwassenheid.
De interventies zijn (verdeeld over de 3 focusperioden):
Scoping: gedeelde waarden, hogere doel, projectvisie.
Creating: creativiteit, ontwikkelbenadering, vertrouwen, transformationeel leiderschap, zelforganisatie.
Completing: gebruikersparticipatie, belanghebbendendialoog, resultaatgerichtheid.
Procesmatige inrichting
Verder is het verstandig om een aantal zaken procesmatig in te richten. Dit voorkomt dat bij ieder project het wiel opnieuw moet worden uitgevonden. Dit betreft de volgende managementprocessen: organisatiemanagement, informatiemanagement, kennismanagement, kwaliteitsmanagement, tijdmanagement, middelenmanagement en risicomanagement. Het plan van aanpak en de planning worden nader toegelicht.
pCIMO-logica
Leren, reflecteren, evalueren en kennismanagement komt ook uitgebreid aan bod. Vermeldenswaard is het werken met behulp van de pCIMO-logica (probleem in Context, Interventie, Mechanisme, Outcome) om interventies niet alleen te onderzoeken en ontwerpen, maar ook te doorgronden waarom ze werken zoals ze werken.
Groepsdynamiek
Leiderschap en projecten staat in een afzonderlijk hoofdstuk centraal. Een zwerm spreeuwen wordt gebruikt als metafoor voor de groepsdynamiek. Het verschil tussen transactioneel en transformationeel leiderschap en management passeert de revue. Wat is zelforganisatie en wat doet een projectleider in relatie tot zelforganisatie?
Communicatie en interactie bij projecten is cruciaal voor het succes. Wat is het effect van een interactief netwerk en hoe geef je dat vorm? Hoe motiveer je projectteamleden, hoe geef en ontvang je feedback? Hoe kun je mensen effectief beïnvloeden en hoe kun je onderhandelen in en over je project?
Naast het boek wordt er ook een online leeromgeving aangeboden, met daarin cases (Skargard), oefen- en toetsvragen, achtergrondinformatie in de vorm van leestips, linkjes en video’s en praktische documenten zoals checklists en formats.
Breed palet
Projectmanagement voor hoger onderwijs biedt een breed palet aan projectmanagementaspecten. De 7-stappenkaart is een praktisch instrument om inzicht te krijgen in je project. Het complexiteitsdenken is een belangrijke aanvulling, maar ik had hier ook wel iets over de Stacey-matrix en/of het Cynefin-model verwacht. Ik heb echter twijfels of het boek voldoende is om een project daadwerkelijk op te pakken. Wat ga ik nu doen, wat ga ik nu precies opnemen in een projectplan, snap ik hoe de managementprocessen werken? Hoe zet ik nu concreet een projectmanagementteamstructuur op? Weet ik verschillende risico-mitigerende maatregelen te benoemen en toe te passen?
En anderzijds schiet het gebruik van bijvoorbeeld projectopstellingen voor de beginnende projectmanager wel weer door naar de andere kant. Wat me ook verbaasd heeft is het ontbreken van agile. Een aantal aspecten van het agile gedachtengoed komen wel naar voren, maar de link wordt niet gelegd. Het gebruikmaken van permanente agile (DevOps) teams vraagt om specifieke vaardigheden van de projectmanager. Het iteratief en incrementeel opleveren mag m.i. niet ontbreken in een modern leerboek over projectmanagement.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM[O] Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO's. Hij is auteur en blogger en publiceert regelmatig artikelen.
